Misure di carattere generale
I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti promuovono l’attuazione della strategia tenendo conto delle relative linee guida in tutte le fasi della procedura d’appalto.
In tale contesto, occupano un posto di rilievo in particolare la promozione di una forma di concorrenza incentrata sulla qualità, la maggiore considerazione degli aspetti legati alla sostenibilità e all’innovazione e la conformità alle esigenze delle PMI. Nei singoli progetti d’appalto si tiene debitamente conto di tali punti.
Le condizioni previste nell’ambito della legislazione sugli appalti pubblici devono essere sempre rispettate.
I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti sensibilizzano le persone cui sono affidati gli appalti riguardo ai contenuti e agli obiettivi della strategia, riguardo alle novità del diritto riveduto in materia di appalti pubblici e alla «nuova cultura dell’aggiudicazione».
I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti della Confederazione usufruiscono dell’offerta formativa del CCAP e della KBOB (in tedesco e francese), come pure della consulenza giuridica e amministrativa e del supporto del CCAP.
Nei loro processi d’appalto, i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti promuovono la digitalizzazione sia nella collaborazione interna all’Amministrazione federale, sia nello scambio con gli offerenti esterni. L’obiettivo a medio-lungo termine è svolgere le procedure d’appalto possibilmente in modo digitale.
Nella gestione dei loro appalti, i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti si attengono alla soluzione armonizzata per gli appalti della Confederazione (in tedesco).
All’occorrenza, per chiarire eventuali domande i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti si consultano con il CCAP, il Servizio appalti pubblici ecologici dell’Ufficio federale dell’ambiente, l’Ufficio federale per l’uguaglianza fra donna e uomo oppure altri esperti o servizi specializzati.
I) Avvio della procedura di aggiudicazione (fase 1)
- I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti riflettono, possibilmente con sufficiente anticipo nel processo d’appalto, sugli aspetti legati alla qualità, alla sostenibilità e all’innovazione delle prestazioni da acquistare, ma anche su un’impostazione della procedura d’appalto conforme alle esigenze delle PMI.
- Si prendono in considerazione le riflessioni su questi aspetti già nella fase di avvio della procedura di aggiudicazione, ad esempio nel quadro dell’accertamento del fabbisogno, di un eventuale accertamento del mercato o di altre fasi di avvio.
- Facendo tesoro di queste riflessioni, ad esempio nel corso di un accertamento del mercato, è possibile determinare tempestivamente come si configura il mercato degli offerenti e come il fabbisogno di prestazioni in relazione agli aspetti legati alla qualità, alla sostenibilità, all’innovazione e/o alla conformità con le esigenze delle PMI potrebbe essere coperto in maniera possibilmente vantaggiosa.
- Tale modus operandi consente di intervenire con sufficiente anticipo nella procedura di aggiudicazione o di formulare le basi affinché gli aspetti e le richieste summenzionati siano presi in considerazione nelle fasi successive del processo d’appalto e ponderati di conseguenza (ad es. in merito alla scelta e all’impostazione della procedura d’appalto, del bando e della relativa documentazione o della redazione del capitolato d’oneri ecc.).
II) Scelta della procedura di aggiudicazione nonché di eventuali strumenti e metodi di acquisto
(fase 2)
- Nel rispetto delle disposizioni di legge e in considerazione delle peculiarità dell’oggetto dell’appalto in questione (ad. es. entità e grado di complessità), i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti ricorrono a procedure d’appalto e/o a eventuali strumenti e metodi di acquisto che sostengono l’attuazione delle linee guida della strategia.
- I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti esaminano in particolare l’applicazione degli strumenti e dei metodi di aggiudicazione atti a favorire gli aspetti succitati e sfruttano questi ultimi in funzione della situazione. A seconda dell’oggetto dell’appalto, possono apparire adeguati i seguenti strumenti:
III) Redazione del bando e della relativa documentazione (fase 3)
- Per quanto concerne il bando o la relativa documentazione, i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti tengono debitamente conto dei criteri orientati alla qualità, alla sostenibilità e all’innovazione in funzione dell’oggetto dell’appalto, attribuendo loro un’importanza significativa a seconda dalla loro ponderazione.
- Per quanto riguarda gli aspetti della sostenibilità, i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti vigilano sull’osservanza delle condizioni di partecipazione imperative di cui all’articolo 12 LAPub. Si richiede di rispettare fedelmente le disposizioni in materia di tutela dei lavoratori, delle condizioni di lavoro, della parità salariale e del diritto in materia ambientale. Al fine di eseguire una stima dei rischi, i servizi di aggiudicazione richiedono che siano apportate ulteriori prove o prevedono che siano effettuati controlli, ad esempio sotto forma di verifiche (→ autodichiarazione).
- Oltre al prezzo di una prestazione, conformemente all’articolo 29 capoverso 1 LAPub i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti tengono sempre conto di aspetti legati alla qualità nella formulazione dei criteri di aggiudicazione.
- I criteri che si riferiscono alla sostenibilità e all’innovazione di una prestazione da acquistare sembrano qui particolarmente appropriati, poiché fungono da componenti del criterio qualitativo.
- In particolare nell’acquisto di prestazioni non standardizzate, i criteri legati alla qualità, alla sostenibilità e all’innovazione assumono un’importanza sempre maggiore.
- La matrice di rilevanza permette di identificare importanti criteri di sostenibilità.
- Nella richiesta di referenze, a seconda del mercato dell’offerente si fa in modo che le PMI o le start-up innovative non siano svantaggiate.
- I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti prevedono specifiche tecniche per la conservazione delle risorse naturali e la protezione dell’ambiente (art. 30 LAPub).
- Se possibile, i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti formulano le procedure d’appalto in modo tale che siano accessibili agli offerenti e conformi alle esigenze delle PMI. Verificano se, ad esempio, nel bando e nella relativa documentazione possono essere specificati uno o più dei seguenti punti: ammissione di varianti, lotti, offerte parziali, consorzi e/o ricorso a subappaltatori.
IV) Valutazione, aggiudicazione e conclusione del contratto (fasi 5 e 6)
- Sulla base della procedura d’appalto oppure del bando e della relativa documentazione scelti, si valutano le offerte e si assegna l’aggiudicazione.
- Se una determinata procedura d’appalto lo consente e se ciò appare opportuno, i contratti d’appalto sono sottoscritti con firme digitali.
- Dopo la conclusione del contratto d’appalto, durante la fornitura delle prestazioni i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti verificano la necessità di eseguire controlli sull’osservanza delle disposizioni in materia di tutela dei lavoratori, delle condizioni di lavoro, della parità salariale, del diritto in materia ambientale o di altri requisiti (art. 12 cpv. 2 e 5 LAPub).
